A lo largo de este reportaje se profundiza en buenas prácticas de gobierno corporativo para empresas que acaban de empezar (o que se plantean comenzar) a operar en la bolsa de valores. En particular, este artículo aporta directrices y tácticas en las que se detallan las prioridades que debe tener una compañía cuando empieza a funcionar en los índices bursátiles.

Se trata, en definitiva, de desarrollar de manera activa un conjunto de prácticas de buen gobierno corporativo, de manera que se afinen y optimicen de acuerdo a los criterios y exigencias que van primando en actores cruciales para el desarrollo de una empresa en bolsa, como la opinión pública, los proxy advisors, los inversores activistas y otros grupos de interés. El caso es que el escrutinio al que están expuestas las empresas cotizadas es mucho elevado que el de las empresas que aún no han salido a bolsa, y lo que está en juego son capital inversor y dividendos exponencialmente mayores que los de una organización que no opera en los índices bursátiles.

Entre las ventajas que aporta el desarrollo de ese proceso se encuentra que la compañía sintoniza con mercados globales, congrega credibilidad ante inversores extranjeros, accede a clientes internacionales, estandariza procesos y logra reconocimiento de su marca y producto o servicio, de manera que su reputación se refuerza con ese reconocimiento y exigencia pública.

A continuación, se aportan prácticas de buen gobierno corporativo que favorecen un desarrollo óptimo de una compañía que empieza a cotizar en la bolsa de valores.

Guía de prácticas de gobierno corporativo para una empresa que empieza a operar en bolsa

Cuando el Consejo de Administración de una organización, en sintonía con su equipo directivo, decide que su entidad empiece a operar en bolsa, debe considerar algunos aspectos imprescindibles para facilitar un recorrido de adaptación, prosperidad y beneficio en los mercados bursátiles, que podemos condensar en 7 directrices. A saber:

1) Centralice la información no financiera a través de una herramienta competente, que le permita definir también su reporting no financiero de acuerdo al criterio estipulado en las últimas regulaciones normativas, de manera que se simplifican los procesos legales para garantizar el cumplimiento de la legislación local e internacional.

2) Asegúrese de que los planes de compensación de ejecutivos y consejeros están alineados a la estrategia de la empresa, y que guardan coherencia y proporción con los salarios que perciben del resto de empleados de su organización. En ese sentido, resulta fundamental emplear soluciones fiables que determinan la política de retribuciones del Consejo y de los directivos de acuerdo a la productividad de la compañía, gracias a un instrumento que compara sueldos y rendimiento con las empresas del sector o las empresas que se seleccionen, lo que fortalece las prácticas de gobierno corporativo eficiente.

3) Garantice que su Consejo de Administración es diverso y cuenta con miembros con diferentes formaciones, habilidades y experiencias. ¿Cómo se incentiva esta clase de políticas? Fijando políticas y objetivos vinculados a la diversidad, estimulando una cultura inclusiva y diversa, lo que se consigue a través de acciones cómo reservar plazas en cursos de liderazgo y formación para formar a aquellas personas que deseen presentarse para ocupar posiciones de liderazgo. También flexibilizando el trabajo en la empresa, así como trayectorias profesionales flexibles, para conseguir fidelizar a los componentes de los grupos menos representados y favorecer su desarrollo profesional. Otro principio operativo que favorece el desarrollo de un Consejo de Administración más diverso es desarrollar y valorar permanentemente las destrezas de los empleados y estimular la incorporación de nuevos talentos.

Las empresas más diversas están en mejor situación para congregar a los mejores talentos, fortalecer la satisfacción y motivación de los empleados, eludir la homogeneidad en los grupos y optimizar así la toma de decisiones, y detectar mejor las necesidades y preferencias de los clientes (incluidos los de otros mercados), al tiempo que funcionan como reflejo de la sociedad y aseguran el cumplimiento de normativas vigentes o futuras relacionadas con la igualdad de género, la inclusión y el estímulo de la diversidad.

4) Afiance la seguridad de la información que se comparte en las deliberaciones del Consejo de Administración, con un portal de garantías para el Consejo y una solución de mensajería segura. Nos referimos a una herramienta de comunicación segura para Consejos de Administración, factor clave en la conformación de un mapa de buenas prácticas de gobierno corporativo. Esta clase de instrumentos, con alta funcionalidad y capacidad de procesamiento de la información, se puede emplear en diversos sectores, como por ejemplo el de la salud, educación, servicios financieros y bancos, así como corporaciones y organizaciones sin fines de lucro, entre otras.

El caso es que la utilización del correo electrónico por parte de los consejeros o el equipo directivo de su organización genera riesgos para salvaguardar la información que se comparte en la comunicación establecida entre los componentes del Consejo de Administración, lo que se traduce en que los mensajes circulen en un entorno no fiable y se mitigue el riesgo una filtración de la información confidencial.

5) Defina cuál va a ser el proceso de evaluaciones del Consejo, cómo se van a llevar a cabo las evaluaciones internas y con qué proveedor va a desarrollar y procesar las evaluaciones externas. Esta función de mejora continua se desarrolla por medio del denominado informe de evaluación de desempeño de las labores del Consejo, como órgano y de las personas que lo conforman. De esta manera, la empresa entrará en un proceso de mejora continua, que se traducirá en la profesionalización de las decisiones empresariales, algo esencial en empresas familiares que han prosperado y que comienzan a establecer órganos de dirección y de gestión independientes y profesionalizados.

También, a través del proceso de evaluación del desempeño, se posibilita que los consejeros se esmeren más en el desarrollo y la mejora de sus cualidades y destrezas, gracias a estrategias proactivas de desarrollo profesional, como programas de formación orientados al éxito.

6) Asegure que su empresa cumple con todas las leyes, regulaciones y recomendaciones de la CNMV (Comisión Nacional de Mercado de Valores) y que los órganos de gobierno estructuran adecuadamente las políticas de cumplimiento y supervisión de los posibles riesgos regulatorios.

7) Consolide los datos de las entidades y las filiales en una fuente de información única y garantice que está protegida y segura.

Implementar todas estas prácticas de buen gobierno mejorará su rendimiento como Consejo además de la reputación de la empresa y el valor que los accionistas le otorgan. Así pues, no debería esperar a implementarlas.

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Por término medio, una empresa que empieza el proceso de salir a bolsa se gasta un 5% de su valor en la preparación del desarrollo de esa fase. Si su compañía está considerando operar en bolsa, es fundamental garantizar que las comunicaciones del Consejo se mantienen seguras en este momento de su proceso empresarial; también que cuenta con las mejores prácticas de gobierno corporativo. En este artículo se sintetizan, en 3 claves, las ventajas que aporta contar con un portal para el Consejo de Administración.

Expresado de una manera sintética y global, un portal web para el Consejo evita filtraciones de información confidencial y minimiza los riesgos de la salida a bolsa. A continuación, indagamos en esas y otras ventajas.

Beneficios que aporta un portal para el Consejo en su proceso de operar en bolsa

1) Favorece una comunicación efectiva y segura

En lugar de comunicarse por correo electrónico, gracias al empleo sistemático y acertado de un portal, los componentes del Consejo de Administración pueden informarse y trasladar sus mensajes de manera más efectiva y segura. Este procedimiento elimina los riesgos de que la información crucial de su organización se transfiera entre cuentas de correo electrónico personales y profesionales. Tanto es así que, con un portal para el Consejo, los miembros del mismo pueden tomar notas sobre los materiales que se exponen en las sesiones para su propio uso o para compartirlas con los componentes que estimen conveniente, para profundizar e intercambiar sobre esas materias en otro momento. En suma, un portal para el Consejo fortalece una mayor capacidad analítica y de deliberación (personal y conjunta), proporcionando una ubicación unificada para que los miembros colaboren y hagan preguntas de una manera confiable y optimizada.

Si hablamos de compartir información de alto valor estratégico, un procedimiento cuyo valor se incrementa más si cabe cuando una empresa se prepara para cotizar en bolsa, resulta fundamental afinar en los protocolos de seguridad, que afianzan la confidencialidad de la información corporativa que se distribuye. El caso es que enviar esa información por correo electrónico, incluso aunque cuente con la protección de una contraseña, expone a la empresa a riesgos innecesarios.

Frente a ese riesgo, los portales de los Consejos brindan un mayor nivel de seguridad que otras herramientas y sistemas para compartir información. Pongamos un ejemplo que ilustra esa elevada calidad de la seguridad: todos los documentos cargados en el portal están altamente encriptados. Además, el personal de la empresa también tiene control sobre todos los documentos y materiales que se alojan dentro de un portal para el Consejo. Ese rol administrador se traduce en que ese responsable de su Consejo, de su equipo directivo o técnico cuenta con la opción de decidir qué usuarios tienen acceso a los diferentes archivos. Esa funcionalidad incluye la posibilidad también de definir si esos archivos se pueden imprimir o descargar a un dispositivo para leerlos sin conexión (facetas que parecen inocuas, pero que forman parte de un protocolo altamente estructurado de ciberseguridad), e inlcuso se definir que todos los doscumentos tengan una marca de agua para saber quién es el responsable de la filtración del documento en caso de que estos salgan a la luz.

En suma, el portal para el Consejo es un sistema de circuito cerrado y esa característica aumenta la seguridad general para todos los componentes de su Consejo, también para cada documento que se comparte o almacena. Hablamos de un requisito esencial que su Consejo debe tener resuelto con un instrumento de garantías los meses previos a salir a bolsa. Con un portal para el Consejo competente y de alto nivel, su empresa cumple un doble propósito: optimizar el proceso y garantizar la seguridad, al tiempo que se adhiere a las mejores prácticas de gobierno.

 2) Recopilación de la información para garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones antes de salir a bolsa

El portal para el Consejo facilita el cumplimiento de los requerimientos que comporta la transición de lo privado a lo público, lo que significa cumplir con los nuevos requisitos y regulaciones gubernamentales que representa ese cambio. Esa transformación requiere recopilar información para que sea analizada rigurosamente por el auditor, el suscriptor y el equipo legal. Se trata pues de compilar y categorizar información, como estatutos y documentos organizacionales; un proceso que resulta mucho más fácil (y eficiente) de desarrollar con un portal para el Consejo. De esta manera, cuando la información está centralizada en un solo lugar, el Consejo puede revisar fácilmente los documentos, así como asegurarse de que todos los componentes del Consejo disponen de la versión final de los materiales compartidos. Además, un portal para el Consejo ofrece un lugar de fácil acceso (y manejo) para realizar un seguimiento de los objetivos, las reuniones y los plazos del Consejo de Administración.

3) Preparación de las reuniones del Consejo

Como parte central de una empresa privada, el Consejo de Administración no está sujeto al mismo tipo de escrutinio que una empresa pública, lo que deja más tiempo en las reuniones para la deliberación y la planificación estratégica. Sin embargo, desde que la empresa acuerda salir a bolsa, la naturaleza de las reuniones del Consejo tiene necesariamente que cambiar. Al hilo de los ingredientes que requiere esa transformación, Stan Silverman (ex director general de PQ Corporation) explica en el Philadelphia Business Journal que “los Consejos de Administración de las empresas públicas tienen un proceso formal para satisfacer los complejos requisitos reglamentarios de una empresa pública”, que incluyen varios informes financieros para los inversores. De manera que, para llevar a cabo de manera efectiva las reuniones más complejas del Consejo, la preparación previa es imprescindible. Un componente del Consejo bien preparado tiene acceso a los materiales de revisión con anticipación, de esta manera se favorece que pueda tener un intercambio preliminar sobre esos documentos o datos con otros colegas que integran el Consejo. De tal modo que, al encargarse los consejeros de afinar en los detalles que marcan la diferencia en la preparación previa de la reunión, ese encuentro en sí puede enfocarse en temas más relevantes. Por último, un portal para el Consejo permite a los integrantes del Consejo plantear previamente sus inquietudes y consultas, lo que posibilita reservar íntegramente la reunión para la toma de decisiones y optimizar al máximo la experiencia y los conocimientos de los miembros, para afinar de este modo en los aspectos del Consejo vinculados a la gestión y la toma de decisiones.

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