En un mercado tan exigente como el actual, en el que los presupuestos son cada vez más ajustados, los directivos de las empresas saben que cualquier inversión en una tecnología nueva debe generar un claro retorno de la inversión (ROI, de las siglas en inglés Return On Investment).

En lo que respecta al gobierno corporativo, muchas empresas se encuentran en una posición delicada. Quieren seguir avanzando con un apoyo más sofisticado y seguro para consejeros, ejecutivos y equipos de gobierno corporativo, de modo que puedan desempeñar sus funciones de forma coherente con las exigencias del escrutinio externo, pero han realizado una inversión histórica en una solución de gestión para el Consejo de Administración o disponen de procesos manuales bien definidos y son reacios a realizar cambios sin tener una idea muy precisa de los beneficios que obtendrán.

A medida que los presupuestos se reducen y la competencia por la inversión de capital aumenta, las empresas tienen que hacer concesiones a la hora de decidir a qué destinan sus fondos. Este es un reto que obsesiona a las compañías, desde las unidades de negocio hasta el Consejo de Administración. De hecho, de nuestro reciente barómetro empresarial «What Directors Think» se desprende que la «asignación de capital» ocupa el tercer lugar en la lista de los retos más difíciles de supervisar en la actualidad, seguido de cerca por la «transformación digital» y la «ciberseguridad/seguridad de los datos».

Al plantearnos una inversión en software de colaboración para el Consejo de Administración y la dirección, cubrimos estas tres áreas que suponen un reto mayor, por lo que no es de extrañar que los responsables de la toma de decisiones busquen pruebas claras del retorno de la inversión y justificar así el presupuesto necesario para invertir en soluciones nuevas.

Evaluación del retorno de la inversión en un portal para el Consejo de Administración

Normalmente, al evaluar el posible retorno de la inversión de una solución tecnológica nueva, las empresas buscan una combinación de tres beneficios clave:

• Mejora del rendimiento: medida, por lo general, en términos de aumento de los ingresos.
• Mejora de la eficiencia: medida en un ahorro de costes que puede ser directamente financiero o estar centrado en los recursos (p. ej., el tiempo que se ahorra y se puede dedicar a otras actividades).
• Prevención o minimización de riesgos: medida a través de una estimación de las sanciones financieras que supondría no evitar un fallo operativo, normativo o de otro tipo en la empresa.

Esta lista parece sencilla, pero cuando se profundiza en cada uno de los temas, la complejidad de desarrollar un argumento comercial resulta evidente, en especial para los profesionales del gobierno corporativo, que disponen de poco tiempo y se esfuerzan por mantenerse al tanto de la actividad diaria.

Rendimiento y eficiencia: cuantificar la mejora del rendimiento, la reducción de costes y el ahorro de tiempo de una solución de la que no se dispone todavía puede ser complicado. En general, es un hecho aceptado que la digitalización de los procesos del Consejo de Administración impulsa la eficiencia y la productividad y es posible que se tenga una idea de en qué áreas se dan las ineficiencias. No obstante, ponerles una cifra concreta no es tarea fácil.

Prevención de riesgos: en lo que respecta a la prevención o minimización de riesgos, se busca el beneficio de que algo no suceda, lo que resulta especialmente difícil de conseguir. No obstante, las filtraciones de datos son una preocupación real y acuciante, sobre todo cuando afectan a la información sensible desde el punto de vista comercial y de alto secreto que manejan a diario los Consejos de Administración. Implementar soluciones de comunicación seguras para el gobierno corporativo puede ayudar a proteger la empresa frente a las filtraciones de datos del Consejo de Administración. Si se tiene en cuenta que prácticamente la mitad de las empresas sufren al menos una filtración de datos al año, y que su coste medio asciende a unos 1,59 millones de euros, queda claro el papel que desempeña la mejora de la seguridad en los argumentos comerciales a favor de la digitalización.

El reto que conlleva el cambio: antes de invertir en una tecnología nueva, los responsables de la toma de decisiones deben sopesar también el riesgo que conlleva el cambio. ¿Adoptarán con entusiasmo una solución nueva los consejeros y ejecutivos o es probable que se resistan a cambiar su forma de hacer las cosas, con lo que el nivel de adopción será bajo? El argumento comercial debe incluir un análisis de la facilidad de uso, así como el índice de adopción probable de las soluciones evaluadas.

Todo ello hace que la justificación de la inversión en tecnología basada en pruebas sea una tarea importante, pero a la vez difícil.

Este puede ser el caso, en particular, de las empresas que ya han dado el salto inicial a una solución digital de gestión para el Consejo de Administración. El cambio de procesos manuales inseguros y lentos a alternativas digitales está claramente demostrado, pero el efecto de cambiar de una solución digital a otra es más complicado de analizar.

Software de colaboración de Diligent para el Consejo de Administración y la dirección: calculadora del retorno de la inversión 

En Diligent, es de sobras conocido que los profesionales del gobierno corporativo desean apoyar a sus consejeros y ejecutivos poniendo a su disposición una tecnología muy segura, fácil de utilizar y rentable. Pero también se sabe que carecen del tiempo y los recursos necesarios para dedicarse a pensar en buenos argumentos comerciales.

Para ello, Diligent ha recurrido a reseñas de clientes independientes y a investigaciones primarias y globales por encargo (incluido un estudio independiente —el Forrester Total Economic Impact®—) para desarrollar una calculadora del retorno de la inversión, con el fin de cuantificar el rendimiento de su inversión en software de Diligent.

Con unos pocos clics, podrá adaptar el argumento comercial a su empresa y obtener rápidamente información sobre los beneficios financieros totales calculados de la inversión en software de Diligent.

Por ejemplo, una empresa que factura menos de 113 millones de euros al año aproximadamente, celebra 24 reuniones del Consejo de Administración y de comités al año y destina a cuatro empleados a gestionar dichas reuniones, obtendrá unos beneficios totales estimados en unos 299.000 € con la implementación del software de colaboración de Diligent para el Consejo de Administración y la dirección. Estos beneficios se dividen en los tres factores mencionados anteriormente, con una reducción del riesgo valorada en unos 127.215 €, un aumento de la eficiencia que supone unos 109.970 € y una reducción de los costes directos de unos 61.327 €.

La calculadora del retorno de la inversión se puede perfeccionar para reflejar con precisión factores como, por ejemplo, el tiempo que se tarda actualmente en preparar las reuniones, el número exacto de reuniones celebradas cada año, los salarios de los profesionales del gobierno corporativo y los costes de las licencias del software de gestión para el Consejo de Administración utilizado actualmente.

Hin Chan, Business Value Lead de Diligent, que ha liderado el desarrollo de la calculadora del ROI, reflexiona sobre los motivos que la justifican: «Somos muy conscientes de que la difícil coyuntura económica actual exige que los argumentos comerciales para la inversión en tecnología sean más sólidos que nunca. Las empresas no pueden permitirse el lujo de arriesgarse con productos basados en suposiciones o afirmaciones vagas de los proveedores. La calculadora del retorno de la inversión elimina esa incertidumbre y ofrece a las organizaciones un desglose transparente y basado en pruebas de los beneficios que les aportará nuestro software. El equipo de Diligent está asimismo a disposición de las empresas para ayudarles a desarrollar los argumentos comerciales necesarios para invertir en tecnología de gobierno corporativo».

De este modo se reduce la complejidad y se acorta el tiempo necesario para desarrollar un argumento comercial que justifique el cambio. Para los profesionales del gobierno corporativo, que disponen de poco tiempo, esto significa que el proceso para brindar un mejor apoyo a su equipo, consejeros y ejecutivos se acorta, de modo que pueden dedicar más tiempo a centrarse en garantizar un gobierno corporativo sólido en momentos difíciles.

Pruebe la calculadora del retorno de la inversión de Diligent y consulte nuestra guía para compradores del portal del Consejo de Administración para obtener información adicional sobre las ventajas que ofrece el software de colaboración para el Consejo de Administración y la dirección de Diligent.

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Diligent Board & Leadership Collaboration (BLC) es una solución de software de gestión de consejos de administración que proporciona un entorno seguro donde crear, gestionar y compartir los materiales de cada consejo y comité, incluidos los libros del Consejo de Administración y las actas de las reuniones. El software permite a los consejeros acceder de forma segura a los materiales y colaborar desde cualquier lugar.

Hace unos meses Diligent encargó a Forrester, una empresa internacional de investigación y asesoramiento, la elaboración del estudio Total Economic Impact (TEI) para analizar Diligent BLC y versiones adicionales del estudio para otras cuatro soluciones: Diligent ESG, Diligent Entities, Diligent Risk y Diligent Compliance.

Durante más de dos décadas, Forrester ha elaborado informes de TEI que ayudan a los consumidores de tecnología empresarial a desarrollar análisis con fines de toma de decisiones sobre su propia tecnología; estos informes permiten a las organizaciones de tecnología proporcionar una presentación objetiva sobre los efectos financieros de sus soluciones. Los informes de TEI se desarrollan teniendo en cuenta la diligencia debida, las opiniones independientes de los clientes y la investigación de campo. Detrás de cada estudio de TEI hay un marco industrial contrastado.

A continuación, echaremos un vistazo a las ventajas, los costes y los riesgos asociados a la inversión en Diligent Boards. Siga leyendo para ver las conclusiones más importantes del informe TEI de Diligent BLC.

Antecedentes y retos empresariales

Para tomar decisiones importantes, los consejos de administración de las empresas dependen de su capacidad para acceder, compartir y debatir la información confidencial de forma ágil y segura. Sin embargo, los materiales de los consejos de administración tradicionalmente se han compartido en papel y en archivos PDF adjuntos, que son fáciles de filtrar, pero difíciles de compilar, actualizar y distribuir ágilmente. Incluso cuando se usan soluciones de software de administración de consejos de administración, los consejeros y los miembros de los comités a menudo las ignoran y optan por métodos de comunicación más populares, como correos electrónicos, sitios de SharePoint y carpetas físicas, lo que supone un riesgo de divulgación de esos materiales confidenciales.

«Es muy fácil perder una carpeta. Si estás en el aeropuerto, es fácil que olvides cogerla. Podría darse cualquier tipo de accidente», explicó el asistente legal del gobierno corporativo de una empresa de servicios públicos.

Los riesgos para la seguridad son solo una de las muchas preocupaciones de los profesionales del gobierno corporativo que recopilan los materiales de los consejos de administración. Preparar libros y carpetas para los consejos de administración y los comités es un proceso que exige mucho tiempo, con las inevitables correcciones y actualizaciones de última hora que lo hacen aún más complicado.

«Tratar de que el material llegue a varios países, con documentos que nos entregan tarde, y tratar de enviarlo sin errores… era caótico».
— Asistente legal del gobierno corporativo, servicios públicos

El objetivo: facilitar 150 reuniones

Para este informe, Forrester entrevistó a cinco representantes de distintos sectores industriales con experiencia en el uso de Diligent BLC y, a continuación, agrupó sus respuestas para crear una hipotética empresa multinacional con 10.000 empleados, 5.000 millones de dólares de ingresos anuales y 150 reuniones de consejos de administración y comités.

Para este estudio, la organización registró a 10 administradores y 50 usuarios en Diligent BLC y lo analizó a lo largo de cuatro meses, superponiendo la nueva solución con su anterior software de administración de consejos de administración.

En la lista de requisitos de los entrevistados para la solución ideal de gestión de consejos de administración, las principales prioridades eran la mejora de la seguridad, la asistencia técnica de alta calidad para el producto, la compatibilidad con las soluciones de gobierno corporativo existentes y, por último, pero no por ello menos importante, una experiencia de usuario que los miembros de los consejos de administración encontraran intuitiva, para ahorrar tiempo.

Las ventajas cuantificables

Para los entrevistados, una de las mayores ventajas cuantificables de Diligent BLC ha sido el ahorro de tiempo, independientemente de que usaran métodos manuales o productos de software alternativos para el Consejo de Administración.  «Al pasar a BLC, diría que se ha reducido en un 75 % el tiempo que tardan los abogados y asistentes legales en preparar los materiales de los consejos», afirmó el directivo de una empresa de servicios financieros. Con Diligent BLC, tardaron «un par de horas en preparar los materiales y enviarlos».

Para el asistente legal de gobierno corporativo, lograr que los materiales lleguen a tiempo en las épocas de más trabajo a menudo puede significar recurrir a un asistente legal júnior, otro sénior y el director jurídico. Con Diligent BLC, solo hace falta un empleado, lo que supone un ahorro de tiempo aproximado del 75-80 % desde la carga de los documentos hasta su revisión.

Este ahorro de tiempo es extensible al Departamento de Informática. Los entrevistados señalaron que las anteriores soluciones de gestión de consejos de administración requerían personal informático para resolver los problemas y gestionar las cuentas: «dos supervisores, cuatro personas en el extranjero; esto formaba parte de su trabajo y complicaba demasiado las cosas», comentó el directivo de una empresa de servicios financieros.

Con Diligent BLC, el personal responsable de los materiales de los consejos de administración puede encargarse de las cuestiones informáticas sin ayuda. Las actualizaciones del sistema, por ejemplo, «son automáticas», señaló el asistente legal de gobierno corporativo de la empresa de servicios públicos. «No son frecuentes y puede que se ejecuten en segundo plano, pero de vez en cuando, cuando abres el programa, te avisa de que se va a instalar una actualización». Además, con Diligent BLC, las organizaciones pueden prescindir de su anterior software de gestión de consejos de administración, lo que supone un ahorro de más de 167.000 dólares (valor actual ajustado al riesgo) a lo largo de tres años.

La facilidad de uso generó ahorros adicionales gracias a la reducción de riesgos. En pocas palabras, gracias a la interfaz intuitiva de Diligent BLC, era más probable que los consejeros no sacaran el material confidencial del portal seguro. Por ejemplo, utilizan la solución para compartir información en lugar de solicitar soluciones alternativas arriesgadas, como «mándamelo en PDF por correo electrónico».

El directivo de la empresa de servicios financieros calculó que el 60 % de los miembros del Consejo de Administración y del comité pidieron un documento en formato PDF con la plataforma anterior, pero menos del 10 % lo hace con Diligent BLC. El asistente del secretario del Consejo de Administración de una compañía de seguros nos contó una experiencia similar. «Hoy puedo decir con sinceridad que en las últimas reuniones del Consejo de Administración ningún consejero me ha pedido una copia aparte de los materiales».

Las ventajas no cuantificables

«[Diligent BLC] nos permite comunicarnos de manera eficiente, precisa y rápida con nuestros consejeros y directivos, y es el único producto que ha podido satisfacer todas esas necesidades».
— Asistente legal de gobierno corporativo, servicios públicos, entrevistado para el informe de TEI.

Aunque es más difícil poner un precio a las ventajas como la flexibilidad, la simplicidad y la comodidad, los entrevistados hablaron de un valor considerable en estas otras áreas, detallando varias formas en que Diligent BLC hizo que las operaciones del Consejo fueran más fáciles y eficaces. Algunas de ellas son:

• Permitir que los nuevos consejeros accedan a los materiales de incorporación, puesta al día e iniciación de forma segura y sin problemas a través de carpetas de acceso limitado.
• Facilitar el intercambio seguro de documentos con los reguladores y auditores mediante cuentas especiales para visitantes.
• Mejorar la capacidad de respuesta de los consejeros y los comités reuniendo los materiales y las comunicaciones del Consejo en un solo lugar.

«Antes, si enviaba un correo electrónico a su dirección de correo electrónico interna, a veces no recibía respuesta en varios días», señaló el asistente legal de gobierno corporativo de la empresa de servicios públicos. «Con Diligent BLC noto que desde que lo implementamos, recibimos respuestas al instante». Asimismo, los documentos se firman «después de un par de minutos tras la carga, porque es muy fácil y la mayoría de usuarios tienen Diligent abierto todo el tiempo».

Los entrevistados también señalaron cómo la seguridad y movilidad de Diligent BLC les permitió mantener a los miembros del Consejo de Administración al día y las operaciones del Consejo de Administración en marcha durante los momentos de interrupción de la actividad, como la pandemia de COVID-19. «Si no hubiera sido por Diligent, habría estado en la oficina preparando carpetas», comentó el asistente legal de gobierno corporativo de una empresa de servicios públicos.

Además, los entrevistados disfrutaron trabajando con Diligent como empresa. Valoraron todos los aspectos de ello, desde las funciones adicionales de las soluciones de gobierno corporativo, riesgo y cumplimiento normativo de Diligent hasta los conocimientos que se comparten en sus conferencias sobre gobierno corporativo. «Es positivo que se nos considere modernos y que demos señales a nuestros consejeros de que estamos atentos a las mejores prácticas de gobierno corporativo y tecnologías disponibles», dijo el responsable de TI del sector energético.

Los entrevistados destacaron otro punto importante: Diligent BLC mejoró el proceso de toma de decisiones del Consejo de Administración y los comités. El acceso más temprano a los materiales actualizados, con la posibilidad de leerlos previamente y tomar notas, permitió mejorar las reuniones y, a su vez, tomar mejores decisiones.

«Sin duda, [Diligent BLC] es un buen producto y nos permite celebrar reuniones del Consejo más rápidas, así como tomar decisiones con más agilidad».
— Directivo de empresa de servicios financieros entrevistado para el informe de TEI.

Obtenga más información descargando el informe de TEI de Forrester sobre Diligent BLC.

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