Bonjour à tous,

Je travaille sur le site WordPress/WooCommerce d’une cliente qui organise des stages de gymnastique pour jeunes, avec des formules en pension complète ou
demi-pension.

Le fonctionnement actuel est assez simple : les parents réservent leur semaine de stage directement via la boutique en ligne, puis reçoivent automatiquement un email leur demandant de télécharger et de compléter différents documents (autorisation de droit à l’image, certificat médical, documents administratifs, etc.).

Ils doivent ensuite nous renvoyer l’ensemble du dossier par email.

Le problème est que cette gestion devient assez compliquée : les dossiers arrivent par email, certains documents peuvent manquer, certains ne sont pas conformes, et il devient difficile d'avoir une vision claire de l'état de chaque inscription.

Pour les inscriptions 2027, nous aimerions donc faire évoluer complètement le système.

Ce que nous aimerions mettre en place

L'idée serait d'avoir un espace client / espace parent directement sur le site.

Le parcours serait idéalement le suivant :

1. Pré-inscription
Le parent choisit une semaine de stage.
Il paie une pré-inscription de 100 €, qui lui permet de bloquer une place.
Un compte client est automatiquement créé ou lui est proposé lors de la pré-inscription.

2. Espace personnel
Depuis son compte, le parent pourrait retrouver :
sa ou ses inscriptions ;
la semaine de stage réservée ;
le montant déjà payé ;
le montant restant à payer ;
l'accès à la réservation finale.

3. Inscription finale
Lors de l'inscription définitive, les 100 € déjà versés seraient automatiquement déduits du montant total.

4. Gestion des documents
Dans son espace, le parent aurait une checklist des documents à fournir, par exemple :

☐ Certificat médical
☐ Autorisation de droit à l'image
☐ Fiche sanitaire
☐ Document administratif X
☐ etc.

Il pourrait directement téléverser les documents depuis son espace.
Nous, côté administration, aimerions pouvoir voir facilement l'état du dossier :

🟢 Complet / à valider
🟠 En attente
🔴 Document à modifier

Par exemple, si le certificat médical n'est pas conforme, nous pourrions indiquer que ce document doit être remplacé.

Le parent recevrait alors automatiquement un email du type :

« Votre certificat médical n'a pas été validé. Merci de déposer un nouveau document depuis votre espace personnel. »

Une fois que tous les documents sont présents et validés, nous aimerions recevoir automatiquement un email nous indiquant que le dossier est complet et prêt à être vérifié/validé.

5. Relances automatiques

Nous aimerions également automatiser les relances afin de ne pas avoir à suivre manuellement chaque dossier.

Par exemple :
J-30 : premier rappel → dossier incomplet
J-10 : deuxième rappel → documents toujours manquants
J-3 : dernier rappel → date limite proche
Date limite : clôture ou changement de statut du dossier

L'idéal serait évidemment que ces emails soient déclenchés automatiquement en fonction de la date du stage ou de la date limite définie.

Ma question
Le site est actuellement sous WordPress + WooCommerce + Elementor.

Je connais assez bien WordPress et la gestion de sites, mais je ne suis pas développeuse et je m'y connais assez peu en PHP/codage.

Je me demande donc quelle serait selon vous la meilleure approche :

Option 1 : utiliser plusieurs plugins WordPress/WooCommerce existants et les faire fonctionner ensemble ;

Option 2 : développer un plugin WordPress sur mesure qui gérerait toute cette logique ;

Option 3 : utiliser des plugins existants pour la partie classique (comptes clients, uploads, emails, etc.) et développer uniquement une petite partie sur mesure pour la logique spécifique aux inscriptions/stages.

Je cherche surtout des retours de personnes ayant déjà mis en place ce type de système.

Est-ce que ce genre de projet est raisonnablement réalisable avec des plugins existants sans créer une usine à gaz ? Ou est-ce que vous recommanderiez directement du développement sur mesure ?

Je suis également preneuse de recommandations de plugins ou d'architectures que vous avez déjà utilisées dans des projets similaires.

Merci d'avance pour vos retours !